Dagsorden – Bestyrelsesmøde
Sommerbyen Højvænge
Dato: 8. november 2022 kl. 17.00
Deltagere:
Jens-Christian Mackeprang
Casper Klinge
Sonny Bjørklund
Tina Merethe Nielsen
Beslutninger:
- Godkendelse af dagsorden – godkendt
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde fra 4. oktober 2022 – godkendt
- Valg af referent – J-C
- Uberettiget udbetalt kørselsgodtgørelse.
Tilgodehavende vedr. kørselsgodtgørelse gammel bestyrelse.
Vi udsender en rykkerskrivelse, og fastholder dermed foreningens krav mod 4 tidligere bestyrelsesmedlemmer.
Vores advokat, mener vi bør overveje, om vi i forbindelse med næste ordinær GF skal bede dem,
redegøre for deres fremsendte kørselsregnskab overfor foreningens medlemmer. - Tidligere vurderingsholds godkendelse af +85 kvm. stort hus.
Der er sendt fuld information ud om sagen til vores medlemmer på hjemmeside og FB.
Vurderingsholdet konstaterer ofte, at regler ikke er overholdt.
Vi har brug for gennemgang af alle vurderingssager foretaget sidste 5-6 år, for at få overblik over
sagerne.
J-C afsøger mulighed for hjælp fra forbundet mm. - Købmandens lejekontrakt.
Bestyrelsen modtog i en mail den 15. oktober meddelelse fra købmandens advokat Peter Christensen, hvor han meddelte købmanden ikke ønskede ham som advokat mere.
Vi skulle derfor se bort fra det udkast til lejekontrakt, advokaten havde fremsendt til vores forening
på købmandens vegne tidligere.
Kontraktudkastet fra advokaten vi havde modtaget, var ellers på betingelser som foreningen kunne
acceptere.
Bestyrelsen ønsker selvfølgelig, at få lavet en kontrakt med købmanden. Men det er langt ud over bestyrelsens beføjelser, at forpligte sig til både ude og indvendig vedligeholdelse.
Foreningens medlemmer har ikke været informeret om den manglende lejekontrakt, og heller ikke
om de forhandlinger den tidligere bestyrelse, har foretaget på foreningens vegne.
Der ligger intet referat, eller nogen dokumenter på denne sag i vores bestyrelseslokale.
Vi har derfor måtte starte forfra, og det gør vi med en standart erhvervslejekontrakt, hvor man
selvfølgelig må bruge boligen over butikken i kolonihaveforeningens åbningsperioder.
Inden GF, skal vi have gennemgået ejendommen, så vi kan få priser på reparationsarbejdet.
Det er ekstraordinære omkostninger, som skal hensættes til arbejdet, og det skal besluttes på GF. - Evt. – intet
Information
Ændret betalingsdatoer fra 1. januar 2023
For at gøre driften i foreningen nemmere, har vi tidligere på bestyrelsesmøde besluttet, at alle ind
og udbetalinger foretages i regnskabsåret, hvilket er årsag til denne ændring. Foreningens regnskabsår
er fra den 1. januar til 31. december.
Vi betaler haveleje forud, og vi betaler for et kvartal af gangen, samlet 4 gange om året.
Det gør vi også til næste år, 4 gange om året.
Forskellen er, at vi betaler haveleje for kvartalet, når kvartalet starter.
Bestyrelsen har offentliggjort dette i bestyrelsesreferat, og på foreningens hjemmeside den 4. juli
https://www.hojvange.dk/nye-betalingsdatoer/ .
I øvrigt, har vi også tidligere meddelt ændringen på Facebook, så alle i god tid er informeret.
Man kan skrive til mail@hojvange.dk , hvis man ikke kan betale sin haveleje 1. januar 2023.
Vores kasserer, vil gerne hjælpe med forskydning af betalingsdatoer i en periode, hvis man har behov
for det.