Udtalelse vedr. regnskab for Sommerbyen Højvænge CVR. 27901292

Bestyrelsen har bedt mig komme med min vurdering om regnskaberne 2019-2020 og 2021, som på foreningens ordinære GF den 20. marts 2022 ikke blev godkendt.
Det er et omfattende og for foreningen et bekosteligt arbejde, at gennemgå 3 årsregnskaber med revisorpåtegning.
Jeg har derfor anbefalet bestyrelsen at se på de posteringer og konti, hvor omkostninger til drift og administration befinder sig.
Bestyrelsen er pragmatisk indstillet, men ønsker en forklaring på usikkerheden omkring fremlagte regnskaber, som skal fremlægges på ekstraordinær GF snarest muligt.
Bestyrelsen ønsker også redskaber til fremtidig metode for regnskabsførelse, for at imødekomme de krav der er omkring bogføring i en forening.
Foreningens faste omkostninger, betales via bankernes betalingsservice, sammenholdt med at banken er afstemt af revisor.
Det faktum gør, at man som udgangspunkt kan gå ud fra, at posteringerne er korrekte.

Drift-omkostninger og indkøb:

• Indkøb af it-udstyr, er ofte foretaget gennem tidligere formands arbejdsplads, og der foreligger ikke fyldestgørende faktura på alle indkøbene med cvr-nummer for den opkrævede moms mm.
• Leverandører af rengøring er foretaget af tidligere bestyrelsesmedlems firma, med risiko for beskyldning nepotisme.
• Div. indkøb af fødevarer gennem ex. Inco, er foretaget på fremmed konto, og bilag vedlagt regnskab er uden notering om, hvortil og hvorfor indkøb er foretaget.
• Der er et eksempel på, at der er leveret tømrerarbejde til foreningen. Problemet er lidt, at virksomheden der stod for leverancen ejes af et bestyrelsesmedlem. Dette bør vedtages på et bestyrelsesmøde og fremgå referatet og samtidig bør som minimum bestyrelsesformand og kasserer attestere bilaget.
• Det er et eksempel på, at der er udbetalt kr. 25.000 til et bestyrelsesmedlem. Bilaget et sjusket håndskrevet bilag med teksten ”aconto til små udbetalinger”. Dette bør efter min opfattelse ikke finde sted.

Administrationsomkostninger:

• Der foreligger ikke kørselsregnskab for udbetalt kørselsgodtgørelse, og det fremgår tydeligt i mails mellem billagskontrollant og foreningens kasserer, at udbetalinger ikke er udbetalt efter gældende regler på området.
  Det bør overvejes, at foreningen kræver pengene tilbagebetalt
• Der er ikke bogført indbetaling af gebyr for vurdering af haver i forbindelse med salg. Pengene er modtaget kontant eller via mobilepay, og ikke blevet korrekt registreret / bogført.
  Den enkelte vurderingsmand, som har modtaget kontantbetaling, bør over for SKAT kunne dokumentere korrekt indberetning af indtægten.
  Foreningen anbefales, at fremtidige udbetalinger af vederlag og pengebetalinger, altid registreres via foreningens konto.
• I 2019 er der udbetalt 3 x 25.000 til advokat Jesper Gaarn Pedersen. Der er øjensynligt tale om acontobetalinger. I det bilagsmateriale, der er stillet til rådighed for mig, er der ingen fakturaer fra advokaten, ej heller en slutafregning. Beløbet størrelse taget i betragtning, er det ikke en ansvarlig måde at forvandle foreningen midler på.

Foreningen bør i fremtiden være åben omkring dens bogføring, og altid kunne fremlægge dokumentation for den medlemmer.
GDPR Lovgivningen friholder ikke foreningen, at dens medlemmer skal kunne have adgang til foreningens bilag, hvis det enkelte medlem vil se dokumentation.
Metoden for fremlæggelse, er op til den enkelte forening.
Med venlig hilsen
M REVISION APS
Michael Nielsen
Revisor